cara belajar MICROSOF EXEL

PENGENALAN SHEET

Microsoft Excel merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik). Fungsi dari Microsoft Excel adalah untuk melakukan operasi perhitungan serta dapat mempresentasikan data kedalam bentuk tabel.

1. Langkah – langkah dalam memulai Microsoft Excel

Aktifkan komputer terlebih dahulu

Klik tombol Start pada taskbar

Pilih menu All Program, Pilih Microsoft Office

Kemudian klik Microsoft Excel 2007

Gambar : Tampilan Microsoft Excel 2007

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya

Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi

untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms

Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

Cell

Cell merupakan

Nomor Baris

Nomor Kolom

Nama Range

Fungsi

Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal

dan horisontal.

Column Heading Berisi tentang petunjuk kolom pada lembar kerja sheet yang aktif. Jumlah kolom yang tersedia yaitu 256 kolom.

	Sel	Penggabungan antara baris dan kolom pada lembar sheet.
	Range	Penggabungan antar sel / beberapa sel pada lembar sheet.

2. Menginputkan Data Dalam Sel

Pilih / klik sel tempat data yang akan dimasukkan

Ketikan data yang akan dimasukkan

Tekan enter untuk mengakhirinya

Untuk mengedit data yang telah diketik, tekan F2 atau Double klik di sel yang mau di edit.

Untuk menghapus data dalam sel, tekan tombol Delete di keyboard.

3. Memformat Kolom dan Baris

Merubah ukuran kolom

Letakkan pointer di pembatas kolom yang ingin dirubah ukurannya, lalu drag

sesuai dengan ukuran yang di inginkan.

Jika ingin merubah ukuran kolom lebih dari satu kolom, maka blok kolom yang ingin dirubah kolomnya menggunakan mouse atau menggunakan tombol keyboard.

Kemudian klik tab Home dan klik icon Format Column Width Isi lebar kolom dan tekan Ok

Merubah Ukuran Baris

Letakkan pointer di pembatas baris yang ingin dirubah ukurannya, lalu drag

sesuai dengan ukuran yang di inginkan

Jika ingin merubah ukuran baris lebih dari satu baris, maka blok baris yang ingin dirubah menggunakan mouse atau menggunakan tombol keyboard.

Kemudian klik tab Home dan klik icon Format RowHeight Isi lebar Baris

dan tekan Ok

4. SHEET (Lembar Kerja)

Menambah sheet baru

Klik di Icon New

atau tekan CTRL + N

Sheet baru

Mengganti nama sheet

Klik kanan di sheet yang ingin diganti namanya

Pilih Rename

Menghapus sheet

Klik kanan di sheet yang ingin dihapus

Pilih Delete

5. FILE

Menyimpan File

Klik Menu File Save / Save as

Ganti Directory Ketik Nama File Klik Save /Simpan

1 2 3

Membuka File

Klik Menu File Open Tentukan directory Pilih salah satu file

Ganti

Directory

Cari Nama

File

3 Klik Open

LATIHAN 1 :

☺ Buatlah di dalam sheet 1 Kolom B2

☺ Buatlah di dalam sheet 1 Kolom G2

Gantikan nama Sheet 1 dengan Latihan 1

• Simpanlah dalam folder Data Ekstrakurikuler, sesuai dengan kelompok masing- masing dengan nama LATIHAN EXCEL

• Buka kembali file Latihan-1 yang telah tersimpan

MEMFORMAT CELLS

1. Mengcopy dan Memindahkan Isi Sel

Mengcopy Sel

Blok sel yang ingin di-Copy

Pilih menu Edit – Copy (Ctrl + C)

Pilih sel untuk menempatkan hasil copy-an

Pilih menu Edit – Paste (Ctrl + V) untuk mengeluarkan isi copy-an

Memindahkan Sel

Blok sel yang ingin dipindahkan

Pilih menu Edit – Cut (Ctrl + X)

Pilih sel yang baru untuk meletakkan hasil pindahan

Pilih menu Edit – Paste (Ctrl + V)

2. Membuat Nomor & Bulan Berurut

Ketik angka atau bulan pertama pada sel yang diinginkan

Ketik angka atau bulan kedua pada sel selanjutnya (berurutan)

Blok kedua sel tersebut secara berurutan

Letakkan pointer pada sudut kanan bawah hingga keluar tanda tambah

3. Menggabungkan Sel

Blok sel yang ingin digabungkan

Pilih menu Format – Cells

Klik Alignment

Tandai / klik Merge Cells – Ok

Atau

Blok sel yang ingin digabungkan secara berurutan

Klik icon

4. Mengetengahkan Teks

Klik tab Home

Klik di tanda panah icon Alignment

tata letaknya

Klik Alignment

Pada Horizontal pilih Center

Pada Vertical pilih Center

Klik Ok

5. Mengatur Tata Letak Teks

Klik sel dimana terdapat teks yang ingin diatur

Klik Alignment

Pada Orientation aturlah tata letak dan derajat kemiringan teks

Klik Ok

6. Membuat Garis Tabel

Blok seluruh sel yang ingin diberi garis tabe

Klik Alignment

Klik Border

Pilih garis tabel yang ingin Anda masukkan

7. Membuat Simbol Mata Uang

Blok semua angka yang ingin diberi simbul mata uang

Klik Alignment

Pilih Number

Klik Accounting

Pilih mata uang di Symbol

Isikan angka 0 (nol) pada Decimal Places

Klik Ok

8. Membuat Nama Satuan Pada Penulisan Angka

Blok semua sel yang berisi angka

Klik Alignment

Klik Number – Custom

Pada Type tuliskan 0 “unit”

(untuk nama satuan unit)

Klik Ok

LATIHAN 2 :

FUNGSI PERHITUNGAN

1. Operator Matematika

Operator matematika yang digunakan adalah :

Contoh Penulisan :

= 500 + 350 (lalu tekan enter)

= 256 – 128

= 64 * 2

=512 / 4

=8^3

=5%

2. Fungsi Sum(.......)

Note :

Setiap penulisan rumus selalu diawali dengan tanda sama dengan ( = ), dan setelah siap memasukkan rumus harus menekan Enter

Fungsi Sum digunakan untuk melakukan penjumlahan sekumpulan data pada suatu

range. Bentuk penulisannya : = SUM(number1, number2, ……) Contoh : = SUM(4,8,9) → Tekan Enter

3. Fungsi Product(…….)

Fungsi Product digunakan untuk melakukan perkalian sekumpulan data pada suatu

range. Bentuk penulisannya : =PRODUCT(number1, number2,….) Contoh : =PRODUCT(4,5,2) → Tekan Enter

4. Fungsi Max(.......)

Fungsi Max digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk penulisannya adalah : =MAX(number1,number2,……)

Contoh : =MAX(14,25,21) → Tekan Enter

5. Fungsi Min(.......)

Fungsi Min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data (range). Bentuk penulisannya adalah : =MIN(number1, number2,……)

Contoh : =MIN(40,5,2) → Tekan Enter

6. Fungsi Count(……)

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang dipilih. Bentuk penulisannya adalah : =COUNT(value1, value2,…..)

Contoh : =COUNT(2,2,2,2,2,2,2) → Tekan Enter

7. Fungsi Round(.......)

Fungsi Round digunakan untuk membulatkan bilangan ke digit tertentu. Bentuk penulisannya adalah : =ROUND(number,num_digits)

Contoh : =ROUND(123.4567,1) → Tekan Enter

8. Fungsi Sqrt(…….)

Fungsi Sqrt digunakan untuk menghasilkan suatu nilai akar kwadrat dari suatu bilangan. Bentuk penulisannya adalah : =SQRT(number)

Contoh : =SQRT(9) → Tekan Enter

9. Fungsi Power(……)

Fungsi Power digunakan untuk menghasilkan suatu bilangan yang dipangkatkan. Bentuk penulisannya adalah : = Power(number,power)

Contoh : =POWER(6,2) → Tekan Enter

10. Fungsi Sumsq(…….)

Fungsi Sumsq digunakan untuk mempangkatduakan angka dalam argument dan memberikan jumlah dari pemangkatan. Bentuk penulisannya adalah :

=SUMSQ(number1,number2,…)

Contoh : =SUMSQ(3,4) 32 + 42 = 9 + 16 = 25

11. Fungsi Average(……)

Fungsi Average digunakan untuk menghitung nilai-nilai rata-rata. Bentuk penulisannya adalah : =AVERAGE(number1, number2,…)

Contoh : =AVERAGE(10,5) → Tekan Enter

LATIHAN 3:

TABEL HARGA BARANG WARUNG ”SMART”

FORMAT KARAKTER

1. LEFT (Mengambil Karakter Kiri)

Left ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars).

Contoh : LEMBAGA → =LEFT(E20,3) → Hasilnya : LEM

Sel teks Karakter yang diambil

2. MID (Mengambil Karakter Tengah)

Mid ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian tengah dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah : =MID(text,start_num,num_chars)

Contoh : LEMBAGA → =MID(E20,2,3) → Hasilnya : EMB

				Karakter

Sel teks Mulai pengambilan karakter

yang diambil

3. RIGHT (Mengambil Karakter Kanan)

Right ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kanan dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah : =RIGHT(text,num_chars)

Contoh : LEMBAGA → =RIGHT(E20,4) → Hasilnya : BAGA

Sel teks

Karakter yang diambil

4. DATA SORT (Mengurutkan Data)

Langkah mengurutkan suatu data adalah :

Blok seluruh data yang ingin diurutkan

Pilih tab Data – klik icon Sort

Klik AZ untuk pengurutan Ascending (diurutkan berdasarkan dari kecil ke yang besar)

Klik ZA untuk pengurutan Descending (diurutkan berdasarkan dari besar ke yang kecil)

5. DATA FILTER (Menyaring Data)

Langkah menyaring suatu data adalah :

Blok seluruh data dalam tabel

Pilih tab Data –Klik icon Filter

Untuk menghilangkan tanda klik kembali icon Filter

LATIHAN 4 :

1. Lakukan fungsi Mid, Left, Right.

2. Urutkan gaji dari yang terendah sampai yang tertinggi serta saring data alamat yang berasal dari Panggoi.

FUNGSI LOGIKA

Fungsi logika atau bersyarat memungkinkan kita menguji persyaratan dalam sel. Fungsi bersyarat ini adalah suatu kondisi atau =IF yang hasilnya bergantung pada benar atau salahnya pengujian. Fungsi Logika memerlukan operator perbandingan yaitu :

= (sama dengan)

< (lebih kecil dari)

> (lebih besar dari)

<= (lebih kecil sama dengan)

>= (lebih besar sama dengan)

<> (tidak sama dengan)

☺ IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Untuk memilih di antara dua nilai berdasarkan dua kondisi yaitu kondisi benar atau kondisi salah.

☺ Fungsi If Tunggal

Contoh 1 : =IF(A2>50,”Naik Kelas”,”Tinggal Kelas”

Artinya jika nilai sel A2 lebih besar dari 50, maka dinyatakan “Naik Kelas”, sebaliknya jika nilai sel A2 kurang dari 50 maka dinyatakan “Tinggal Kelas”.

Contoh 2 : =IF(A2=”B”,”Baik”,”Buruk”)

Artinya jika nilai sel A2 berinisial B, maka bersikap “BAIK”. Namun sebaliknya bila bukan B, maka bersikap “BURUK”.

☺

Fungsi If Majemuk

Contoh :

=IF(C4=”A”,”ISTIMEWA”,IF(C4=”B”,”BAIK”,IF(C4=”C”,”CUKUP”,”KURANG”))) Artinya jika pada sel C4 nilainya A maka hasilnya “ISTIMEWA”, jika pada sel C4 nilainya B maka hasilnya “BAIK”, jika pada sel C4 nilainya C maka hasilnya “CUKUP”, atau selain kondisi diatas maka akan menghasilkan nilai “KURANG”..

LATIHAN 5 :

Ketentuan :

1. Jenis Kelamin : @ Jika P maka jenis kelaminnya Pria

@ Jika W maka jenis kelaminnya Wanita

2. Pekerjaan Ortu : @ Jika Kodenya PN maka pekerjaan ortunya Pegawai Negeri

@ Jika Kodenya WR maka pekerjaan ortunya Wiraswasta

@ Jika Kodenya PS maka pekerjaan ortunya Pegawai Swasta

@ Jika Kodenya BR maka pekerjaan ortunya Buruh

3. Keterangan : @ Jika nilainya > 50 maka keterangannya Lulus

@ Jika nilainya < 50 maka keterangan Gagal

MEMBUAT GRAFIK

Grafik (Chart) biasanya sering digunakan untuk mengetahui suatu kenaikan atau penurunan dari angka-angka yang terjadi pada suatu data, apakah data tersebut semakin lama semakin meningkat atau semakin menurun.

1. Grafik Column / Batang

Adapun contoh grafik column yang akan kita pelajari adalah seperti yang tertera dibawah ini. Sebelum membuat suatu grafik, terlebih dahulu harus membuat sebuah tabel.

# Langkah - langkah dalam membuat grafik column adalah :

1) Terlebih dahulu blok isi data didalam tabel yang ingin dibuat grafik

Memblock isi data seluruh tabel

2) Klik tab Insert pilih bentuk grafik yang anda inginkan.

3) Pada tab Design, klik pada icon bentuk layout grafik yang diinginkan.

4) Tentukan judul presentasi dengan mengklik bentuk layout yang diharapkan

2. Grafik Pie/Lingkaran/Pizza

Grafik Pie agak sedikit berbeda dengan grafik column. Sebuah Grafik Column bisa

membuat banyak macam item/karakter benda serta dalam jangka waktu yang lama atau dengan kata lain jangka waktu yang panjang (misal : dalam beberapa tahun atau beberapa

bulan).

Sedangkan Grafik Pie hanya bisa untuk satu jenis item/karakter benda dalam beberapa jangka waktu yang panjang. Atau sebaliknya, yaitu dalam beberapa macam item/karakter benda dalam satu jangka waktu. Hal ini juga terdapat pada beberapa jenis grafik yang lain.